Generell kommen die Prüfer der Rentenversicherung alle vier Jahre zu den Arbeitgebern und prüfen, ob diese ihre Pflichten rund um den Gesamtsozialversicherungsbeitrag erfüllt haben. Bereits seit Anfang 2012 gibt es die Möglichkeit, hierzu ein elektronisches Verfahren zu nutzen. Diese zurzeit noch freiwillige Teilnahme an diesem Serviceangebot der Rentenversicherungsträger wird ab 2023 obligatorisch.

So funktioniert es

Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung stellt der Arbeitgeber die notwendigen Daten auf Anforderung des Betriebsprüfdienstes aus dem Entgeltprogramm heraus zusammen und übermittelt diese an die Rentenversicherung. Anschließend analysieren die Prüfdienste die ihnen übermittelten Daten. Im Idealfall haben sie nichts zu beanstanden, sodass eine Prüfung vor Ort unter Umständen entfallen kann. Kommen die Prüfer dennoch ins Haus und kann die Prüfung mit den gelieferten Daten abgeschlossen werden, entfällt eine weitere Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort. Die eigentliche Prüfung vor Ort verkürzt sich somit.

Zum Ende der Prüfung findet ein Schlussgespräch mit dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater statt – hierbei geht es um die Ergebnisse der Auswertungen; darüber hinaus geben die Prüfer weiterführende Hinweise oder zeigen Fehlerschwerpunkte auf. Das eigentliche Prüfergebnis wird elektronisch übermittelt. Nach durchgeführter Betriebsprüfung übermitteln die Prüfdienste die Grunddaten für Meldekorrekturen. Die Korrektur der Meldungen zur Sozialversicherung muss der Arbeitgeber allerdings weiterhin selbst vornehmen.

Ausnahmen

Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden. Der Antrag ist an keine spezielle Form gebunden. Er wird einfach unter Angabe der Betriebsnummer an den zuständigen Rentenversicherungsträger geschickt.