Ab Januar 2019 sollten alle Arbeitgeber bei Meldungen rund um Altersrenten und den Versorgungsausgleich von Mitarbeitern elektronisch mit der Rentenversicherung kommunizieren können. Hintergrund ist, dass die Anbieter von Entgeltabrechnungssoftware ab diesem Zeitpunkt entsprechende Module in die Lohnsoftware einbinden müssen. Weiterhin können Arbeitgeber aber nur dann am Verfahren teilnehmen, wenn sie sich dafür haben registrieren lassen.
Arbeitgeber müssen für Arbeitnehmer, die in Rente gehen oder für die ein Versorgungsausgleich durchgeführt wird, gesonderte Meldungen erstellen. Diese Meldungen enthalten maßgebliche beitragspflichtige Einnahmen für abgelaufene Zeiträume. Seit dem 1. Januar 2018 fordern die Rentenversicherungsträger solche Entgeltdaten auf elektronischem Weg beim Arbeitgeber an. Das elektronische Verfahren löst die frühere manuelle Vorgehensweise ab. Dabei wurde für die Aufforderung ein Formular versendet. Dieses musste vom Arbeitgeber ausgefüllt und zurückgeschickt werden.
Während die Teilnahme an diesem elektronischen Verfahren für Arbeitgeber weiterhin freiwillig ist, müssen die Softwareanbieter ab Januar 2019 zwingend entsprechende Module mit anbieten. Damit sollte dann die eingesetzte Entgeltabrechnungssoftware grundsätzlich in der Lage sein, solche Anfragen zu verarbeiten. Voraussetzung für die Teilnahme ist aber, dass sich der Arbeitgeber für das Verfahren registrieren ließ. Ohne diese Einwilligung wird die Anfrage ausgedruckt und per Post zugestellt. Mit der Registrierung für das Verfahren verpflichtet sich der Arbeitgeber, mindestens einmal pro Woche beim Kommunikationsserver der Rentenversicherung elektronisch anzufragen, ob Daten zur Abholung bereitstehen und diese auch abzuholen.
